Die “Warten auf…” Liste
Wer kennt das nicht – der Rückruf, der nie zurückruft; die erwartete Kostenvoranschlag, der die nie ankommt; der ausgelagerte Auftrag, der auf Fertigstellung wartet, und viele andere Situationen, im beruflichen, als auch im privaten Kontext, wo mindestens zwei, oder mehr Personen miteinander interagieren.
Kluge Zeitmanagementsysteme setzen diese unerledigten Task´s auf einen so genannte “Warten auf…”-Liste. Die Hauptaufgabe dieser Liste besteht in den meisten Fällen darin, diesen Task aus dem Kopf zu bekommen, um Freiraum für wichtigere Dinge zu schaffen, aber was passiert mit diesen unerledigten Aufgaben?
Diese Aufgaben haben, falls nicht anders gehandhabt, die wundersame und zugleich erschreckende Eigenschaft, sich zu vermehren, ja, man kann der “Warten auf…” Liste nahezu zu sehen, wie sie länger und immer länger wird. Unerledigtes, dass zum Großteil scheinbar nicht in unserer Macht liegt, türmt sich höher und höher und wird zum ausgewachsenen Energievampir.
Was kann man gegen so ein Ungetüm noch ausrichten? Wie bekommt man das wieder in den Griff?
Drei Schritte, um dem Ungetüm die Zähne zu ziehen 😉
Schritt1 – Reflexion
Im ersten Schritt kommt es wie so oft darauf an, dass du bemerkst, wo die Schwachpunkte dieser Liste liegen. Die Liste eignet sich, wie schon erwähnt, wunderbar, um sich die Punkte, an einem Platz zusammengefasst, in Erinnerung zu rufen. Alleine diese Liste zu führen, wird in den wenigsten Fällen ausreichen, um die Liste kürzer werden zu lassen, obwohl manches sich tatsächlich, durch die verstrichene Zeit, selbst erledigt.
Schritt2 – Möglichkeiten & Entscheidung
Im zweiten Schritt gilt es, Entscheidungen zu treffen. “Probleme sind nicht getroffene Entscheidungen” (Zitat – David Overbeck). Aber Moment mal, wie kann ich Entscheidungen treffen, wenn doch “der Ball” bei der anderen Person liegt? Ich kann doch nicht für diese Person Entscheidungen treffen, oder? Stimmt, völlig richtig – hier geht es um die Entscheidungen, die dich betreffen. Um das ein wenig anschaulicher zu machen, hier ein Beispiel:
Du möchtest etwas auf Willhaben verkaufen, nach kurzer Zeit meldet sich jemand, der dir das feilgebotene Gut abkaufen möchte. Nach einer längeren Wartezeit kommt es endlich zu einer Terminvereinbarung. Du wartest und wartest, niemand kommt, im Postfach wartet eine Nachricht auf dich – der Käufer bittet um eine Terminverschiebung, da es ihm diesmal leider unmöglich war, den Termin einzuhalten. Gut, um den Käufer, der anscheinend sehr gestresst zu sein scheint, terminlich etwas entgegen zu kommen, schlägst du vor – er solle Terminvorschläge machen. Zuerst keine Antwort, nach drei verstrichenen Tagen trudelt ein Terminvorschlag ein….
Hieraus ergeben sich mehrere Möglichkeiten, lass mich einige davon hier aufzählen:
1 – du vereinbarst den nächsten Termin mit ihm
2 – du suchst nach anderen Käufern
3 – du spendest das zu verkaufende Gut
4 – du bringst es zu einer Sammelstelle
5 – du lässt es jemand anderen verkaufen
Hier noch einige Fragen, deren Beantwortung ein wenig Licht ins Dunkel bringen können:
Wie lange steht das Teil schon bei mir rum?
Wieviel Platz braucht es?
Wie lange beschäftige ich mich mit dem Teil schon?
Wieviel Aufmerksamkeit braucht es?
Wie oft denke ich an die unerledigte Aufgabe?
Wie lange möchte ich mich noch damit befassen?
Egal für welche Möglichkeiten du dich entscheidest, entscheide dich und folge deiner Entscheidung. Wenn du dich z.B. dafür entscheidest, das Teil zu spenden, dann informiere dich gleich, an welche Organisation du es spenden möchtest und vereinbare einen Termin bei der Abgabe. Damit ist es “in progress” und nicht mehr auf deiner “Warten auf…” Liste.
Solltest du dich für Möglichkeit 1 entschieden haben und einen erneuten Termin mit dem vermeintlichen Käufer vereinbaren – dann entscheide dich, nach wie vielen Versuchen du eine der anderen Möglichkeiten in Betracht ziehst und halte dich daran.
Im Prinzip handelt es sich auch hier um eine Art von Kosten-Nutzen-Rechnung, die gepaart mit deinen Werten eine Entscheidung hervorbringt.
Schritt 3 – Übung macht den Meister
Im letzten Schritt geht es darum, das erlernte Wissen anzuwenden und zwar so oft wie möglich. Deine Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen, lässt sich wunderbar üben, also trainiere deinen “Entscheidungsmuskel”, wann immer sich die Möglichkeit dazu bietet. Dein Lohn wird mehr Klarheit, Energie und ein gesteigerter Selbstwert sein.
Viel Spaß & Erkenntnis!
